Chega a hora do evento corporativo, que deve ser sinônimo de sucesso, e você fica na dúvida sobre qual deve ser a ordem das coisas… Embora possa parecer um detalhe para algumas pessoas, quem promove momentos que devem ser marcantes para o público alvo deve saber a receita certa para chegar ao objetivo da forma eficiente.
Para dar dicas e mostrar as opções existentes de cada fase para a realização de um desses momentos especiais, veja como pode ser o passo a passo para organizar um evento voltado para os clientes da sua empresa.
7 PASSOS PARA ORGANIZAR UM EVENTO AOS CLIENTES DA SUA EMPRESA
1. Traçando objetivos
Essa pode ser a parte mais fácil do passo a passo para realizar um evento corporativo, pois em geral quando se pensa em promovê-lo é justamente para atingir um determinado objetivo, como lançar um produto e mostrar aos clientes, fidelizar os consumidores da marca, etc.
No entanto, é de extrema importância que essa meta esteja bem clara para a pessoa que se responsabilizar pela sua organização. Por isso, se quem teve a ideia do evento não é a mesma pessoa que vai planejá-lo, é preciso que essa informação seja transmitida com todos os seus pormenores.
2. Caracterizando o público-alvo
Se o evento promovido é para os clientes da sua empresa, você já sabe quem é o público alvo, mas é preciso caracterizá-lo. Ou seja, conhecer bem os clientes, qual o seu perfil e se não tiver essas informações deve encontrá-las.
A que classe social pertence os clientes da marca? Um dos gêneros se destaca entre o público alvo? Qual é a faixa etária que consome os produtos e serviços da empresa? Qual é a faixa salarial deles? Enfim, são várias perguntas a serem respondidas e se você que vai organizar o evento trabalha na empresa é bem provável que já tenha a resposta a essas perguntas.
Mas se você está sendo terceirizado para organizar o evento é preciso ter esses dados todos. Se não forem transmitidos a você na íntegra é preciso descobrir quem pode fornecê-los com precisão.
3. Definindo local, data e hora
A partir das informações reunidas até o momento já é possível escolher em que dia e horas vai ter início o evento da empresa destinado a seus clientes. Essas definições estão estreitamente ligadas ao objetivo e ao público alvo. Se for o lançamento de um novo produto, por exemplo, pode ser melhor escolher um final de tarde/início de noite para começar o evento.
No entanto, se for uma festa ou momento mais informal e/ou de confraternização, o final de semana pode garantir que mais participantes estejam presentes. Da mesma forma, o horário. Se for uma ocasião curta é possível que inicie mais para o final da tarde, quando as pessoas costumam ter menos compromissos.
Mas se a ideia é fazer um evento longo, é importante que comece cedo para não adentrar a madrugada. Também é importante que o evento seja planejado com alguns meses de antecedência, até para não atropelar a organização e quanto maior ele for mais tempo precisa.
Vale ainda escolher uma data que não coincida com outros eventos destinados ao mesmo público alvo que o seu. Quanto ao local, é preciso escolher depois de saber qual o número previsto de convidados, além de contar com uma localização de fácil acesso.
4. Como será o evento
Quando se define o objetivo do evento, já se tem uma ideia de como ele será. Se for o lançamento de um produto, por exemplo, deverá haver uma fala da diretoria, depois a apresentação do produto, após uma demonstração e coquetel.
Esse roteiro é apenas uma dica, mas é importante que todos os envolvidos na organização do evento saibam o que vai acontecer e em que ordem. É preciso também organizar cada momento, uma vez que pode ser insuficiente unicamente a apresentação do produto novo da marca.
Já que os clientes se deram ao trabalho de ir até o evento eles precisam ser agraciados, seja com um coquetel, com um brinde, uma amostra. O mesmo se o evento é para fidelizar os clientes, é preciso oferecer algo em troca pelo fato deles estarem presentes. Por isso, é essencial ter um roteiro atrativo.
5. Quem faz o que?
É de extrema necessidade delegar funções, mesmo quando o evento é pequeno. Se você acumular funções os riscos de ocorrerem imprevistos são maiores e não se trata de incompetência. Simplesmente as coisas saem melhores quando ninguém se sobrecarrega.
6. Contabilizando o evento
Em geral, as empresas possuem uma verba destinada a eventos quando costumam realizá-los com alguma frequência. Mas se esse não for o caso de sua empresa e é preciso de verba para promover a ocasião especial está na hora de buscar patrocínios.
Uma dica é buscar patrocínio junto aos fornecedores. Ou seja, ao invés deles cobrarem pelos serviços e produtos que fornecem podem apoiar o evento disponibilizando-os sem custo. No entanto, os fornecedores que podem se interessar pela ideia são aqueles que possuem um motivo para terem os seus nomes agregados a sua marca.
Você também deve mostrar quais são as vantagens em patrocinar o seu evento. Se for grande e contar com muitas pessoas use esse argumento para garantir o patrocínio. Dê número, quando eles forem altos, já que costumam encher os olhos.
Contabilizar o evento também significa garantir que os clientes fiquem satisfeitos com o que vão receber. No caso de ser um brinde, é imperdoável, por exemplo, que faltem unidades, melhor que sobre. Já se os clientes vão degustar um coquetel ou buffet converse com a empresa responsável pelo serviço e certifique-se de que não faltará nada a ninguém.
7. Divulgando o evento
Conforme o seu público alvo você vai definir por onde vai divulgar o evento. Se for destinado a determinadas pessoas, um convite mais direto e formal pode ser melhor, como por e-mail ou telefonema, sendo que é possível ainda pedir a confirmação, o que vai ajudar na hora de prever o número de participantes.
Conforme o caso, é indicado até mesmo um convite pessoal. Mas se o evento é para muitas pessoas, sem um direcionamento, as redes sociais são bem eficientes. Porém, nem sempre os números de confirmados coincidem com a realidade.