Você precisa realizar um evento de premiação na empresa, então, confira as dicas e cuidados ao organizar esse momento mais do que importante que não pode pecar em nada para obter grande sucesso. Esse tipo de cerimônia é bem específico e, por isso, o primeiro passo da organização já está bem subtendido, ou seja, o objetivo: fazer uma premiação.
Se você foi contratado ou incumbido de organizar o evento é bem possível que a pessoa que teve a ideia do evento já passou os principais detalhes, sobre quem será premiado ou serão premiados, qual a razão dessa premiação e o prêmio que será dado, bem como funcionará a premiação: é uma homenagem a determinadas pessoas ou haverá um tipo de concurso anteriormente?
DICAS E CUIDADOS BÁSICOS AO ORGANIZAR EVENTO DE PREMIAÇÃO
Mesmo que seja um evento que recebe uma série de diferenciais, os primeiros passos não diferem muito de todas as demais organizações de eventos. É preciso saber em qual dia será realizado, em que local, em que horário, quem são as pessoas a serem convidadas e o que será oferecido aos participantes.
Um evento de homenagem, bem formal, exige um tipo de jantar ou coquetel bem preparado. Se a ideia é apostar em algo que remete à premiação do Oscar – evento esse que é um ícone quando o assunto é premiações – será necessário, inclusive, informar no convite que o traje é formal.
Se o evento for um momento mais informal, vale também informar sobre o traje esportivo recomendado, para que ninguém apareça com um vestido de gala quando estão todos com o visual mais despojado. Todas essas informações devem ser coletadas o quanto antes, porque é a partir delas que você vai saber quantas unidades de casa item providenciar, com troféus, buffet, convites, etc.
É nessa hora também que é importante saber o orçamento que se tem para fazer o evento. Imagina-se que se uma empresa resolve promover esse tipo de evento ela não está em contenção de despesas. Assim, quem estiver promovendo-o vai querer do bom e do melhor – o que não significa gastar de forma desnecessária.
Porém, caso as exigências da premiação extrapolem o orçamento existente, há dois caminhos: buscar patrocinador, o que será uma boa ideia conforme o tipo de premiação. Ou seja, se for algo bem interno da empresa, em um evento que o patrocinador não tenha muita visibilidade, é pouco provável que alguém queira abraçar esse patrocínio.
No entanto, se é um evento que promete dar o que falar, então, a história muda e buscar patrocínio pode ser mais fácil do que você imagina.
DICAS ESPECÍFICAS PARA EVENTO DE PREMIAÇÃO NA EMPRESA
Já que se trata da cerimônia de premiação é importante, na hora de pensar nas especialidades do evento, começar pelo troféu. Sendo o objetivo do evento entregá-lo aos merecedores, deve ser um item para o qual se dê uma atenção especial. Existem muitas empresas que produzem troféus personalizados, sendo essa a melhor opção para um produto que tenha todas as informações que se queira colocar no mesmo.
Também é importante pensar na cerimônia em si, quem vai apresentá-la, conduzi-la, entregar os troféus; haverá uma banca com microfone da onde o ganhador ou ganhadores poderão discursar? É preciso ainda escrever o que será dito pelo cerimonialista e pelo mestre de cerimonias, caso ambos estejam presentes. Para saber qual a diferença entre esses dois profissionais confira o artigo aqui!
É preciso ainda saber em que momento o proprietário da empresa vai falar, sendo que ele pode ter uma breve participação no início do evento para falar sobre o que o motivou a promover essa premiação. Além dele, outras pessoas podem ter que falar, no entanto, recomenda-se que todos os discursos sejam limitados com um tempo máximo, que não ultrapasse mais de 10 minutos.
Dessa forma, garante-se que o evento será dinâmico e agradável, ainda mais ser forem muitas as pessoas premiadas e, por isso, espera-se uma premiação bem longa. Tudo isso deve estar em um roteiro entregue à equipe que está organizando e o evento, inclusive, os técnicos de som e de luz que vão se responsabilizar por colocar as músicas na hora certa e manter o foco de iluminação nos pontos corretos ao longo do evento.
Por falar em palco, ele merece atenção especial também porque será onde os participantes vão ficar com o seu foco na maior parte do evento. Pode ser necessário chamar a equipe técnica para um ensaio antes do dia da premiação para que nada saia errado. Recomenda-se ainda contratar profissionais experientes nesse tipo de evento para que saibam o que fazer em caso de imprevistos.
COMO FAZER UMA PREMIAÇÃO DE SUCESSO
Além dos requisitos concretos sobre a organização de um evento de premiação na empresa, há alguns elementos mais abstratos, mas que são muito importantes para o momento ser de grande sucesso. Um deles é o fator suspense, o que costuma ser promovido por meio da fala de quem chama quem vai receber o prêmio em conjunto com a trilha sonora.
Conforma a situação, o momento pode contar com mais ou menos suspense, mas um pouco dele sempre deixa esse tipo de evento mais marcante. Nesse sentido, é ainda útil avaliar como é possível deixar os ganhadores do prêmio mais próximos do palco para facilitar a sua deslocação. Caso haja finalistas, não haverá problema em deixá-los mais perto, caso contrário, é necessário usar a criatividade.
Se for um evento que deve ser divertido, não se pode esquecer-se de contratar uma pessoa para apresentar o evento que tenha experiência em ser engraçada de forma natural e equilibrada para animar o público. Não se esqueça de contar com fotógrafos profissionais para registrar esse momento, já que possivelmente após a cerimônia serão feitos registros variados e nada melhor do que imagens de qualidade para ilustrá-los.
Caso o evento seja grandioso e a sua pretensão é a de que seja também inesquecível, a melhor forma de fechá-lo com chave de ouro é promovendo uma festa – que deve ser tão bem organizada quanto a premiação.