Ao buscar o melhor hotel para eventos corporativos é importante levar em consideração uma série de aspectos. Dessa forma, é possível realizar um evento de sucesso e que corresponda a expectativa de todos os envolvidos, tanto organizadores quanto participantes.
Veja quais são as principais dicas para escolher o local mais apropriado:
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LOCALIZAÇÃO DO HOTEL
O local onde o hotel está situado é um dos pontos chaves para escolher o melhor hotel para eventos corporativos. No entanto, isso também depende do público alvo do evento. Se os participantes moram em outras cidades, um hotel próximo ao aeroporto ou rodoviária, dependendo do principal meio de transporte que eles usem para chegar à cidade, pode ser uma escolha muito assertiva.
Além disso, é comum que perto de aeroportos existam hotéis de alto nível, sendo que são justamente esses que costumam oferecer um espaço apropriado para eventos corporativos de todos os portes. Já se o evento vai receber pessoas da mesma cidade, então, o melhor é que ele esteja localizado em uma região de fácil acesso.
Caso fique fora da rota das pessoas, uma dica é organizar caronas compartilhadas para agilizar o deslocamento, inclusive, de quem não possui carro, se for o caso. Mais uma vez, é importante conhecer o público alvo, bem como as suas necessidades de locomoção. Outro aspecto a considerar sobre a localização do hotel é quanto ao seu entorno.
Caso o evento dure mais de um dia e/ou os participantes venham de outras cidades, o mais adequado é que o entorno do hotel conte com estabelecimentos comerciais que podem ser necessários. Exemplos são bancos, farmácias e mesmo hospitais. Também é preciso levar em consideração a segurança da região.
ESPAÇO PARA O EVENTO E ESTRUTURA
Mesmo que você, que vai organizar o evento corporativo, só tenha ouvido elogios a respeito do hotel, o melhor é conferir com os seus próprios olhos. Cada evento exige uma estrutura diferente, sendo necessário certificar-se que o local vai comportar o público com conforto.
Assim, além de tamanho do espaço é aconselhável conferir o número de banheiros que possui, se são suficientes, se é possível instalar o sistema de áudio e vídeo, se for o caso, que os participantes vão usar, etc.
Embora pareça um detalhe, conferir a quantidade de tomadas disponíveis no local pode evitar que tenham que ser usadas longas extensões ou que mesmo um aparelho tenha que ficar sem ser ligado. Conforme o tipo de evento corporativo pode ser preciso ainda o uso de mais ou menos iluminação, o que também deve ser garantido pelo espaço.
Na hora de verificar a estrutura do lugar para eventos do hotel pode ser importante avaliar alguns quesitos referentes o hotel em si, como o fato de dispor de rampas de acesso a cadeirantes, banheiros adaptados, corrimões e demais dispositivos. Eles podem ser necessários no caso de haver cadeirantes, idosos e pessoas com demais necessidades especiais na lista de convidados.
SERVIÇOS OFERECIDOS PELO HOTEL
Uma das principais vantagens em reservar um hotel para o seu evento, além de já contar com leitos para os participantes de outras cidades, é a possibilidade de contratar com muita facilidade o serviço de copa. No entanto, é preciso certificar-se que o hotel tenha o suporte necessário para atender o número de convidados.
Também é preciso verificar se existe a possibilidade de contar com cardápios que exigem restrição alimentar, como os preparados a quem tiver alergia a alimentos, como leite, ovos, glúten e outros.
O mesmo a quem possui dietas diferenciadas, como as veganas e vegetarianas. Quando se pensa em eventos corporativos onde há um grupo heterogêneo é imperativo pensar em todos os detalhes para que os convidados sintam-se acolhidos.