Talvez você já tenha visto esta cena. Sua empresa deseja fazer um evento e logo dedica ao RH a missão de organizar tudo. Já viu isso? Eu já, e muito!
O que esses gestores geralmente não sabem – e não por falta de interesse, mas por falta de divulgação da nossa área – é que RH não é especialista em eventos. Para fazer uma organização real e garantir que tudo saia a contento é fundamental recorrer a uma empresa de eventos corporativos.
Assim, em apoio ao departamento de Recursos Humanos, as necessidades da companhia poderão ser atendidas da maneira profissional que a situação exige. E se você está se perguntando: o que é que uma empresa de eventos pode fazer que um RH não possa? Vamos falar disso a seguir.
4 SITUAÇÕES EM QUE UMA EMPRESA DE EVENTOS CORPORATIVOS PODE AJUDAR
Planejamento
Um setor de recursos humanos pode até fazer o planejamento do evento, mas isso não será possível de ser feito sem que outras atividades cotidianas sejam deixadas de lado. Além disso, planejar não é apenas colocar no papel uma lista de atividades, é preciso ter compreensão do que pode ou não ser feito a partir do orçamento proposto. Também é através do planejamento que o organizador de eventos profissional criará o ambiente propício para networking, estímulo de equipe, premiações, ou o que quer que seja a razão do evento.
Marketing
O plano de divulgação e criação de kit mídia (quando necessário) não é tarefa que se relacione com a área do RH. Por isso, é importantíssimo que seja valorizada a estratégia de comunicação de uma empresa de eventos. Não se pode subestimar o poder do marketing, pois não se trata de enviar e-mails internos e sim de criar o conceito do evento para obter resultados mais seguros.
Organização do dia
Imagine um evento corporativo e toda a sua relevância para a empresa e para os participantes. Seja qual for o motivo do evento, é sem dúvida o momento em que se reafirma o profissionalismo dos envolvidos e a relevância da companhia para a qual todos trabalham. Por isso não dá pra fazer “mais ou menos”, tem que ser perfeito!
Agora imagine como orquestrar todos os serviços, buffet, palestrantes, artistas, convidados especiais, recepção, moderação, luzes, ar condicionado, papel higiênico nos banheiros, água derramada no salão, microfone com defeito, tela de projeção, etc. É muita coisa para comandar e o pessoal do RH pode ficar completamente perdido!
Um organizador profissional já tem em mente o que deve e o que não deve ser feito, a posição de tudo e os horários de cada etapa. Sabe como receber e como encerrar a festa, a palestra, o curso, a oficina ou o que representar o evento.
Pós-evento
O pós pode ser uma dor de cabeça ou pode ser simples, mas seja qual for o término da situação você pode ter problemas se não fizer o trabalho necessário ou se algo ficar para trás. Mas o que há para fazer? Você pode estar pensando…
Entre as coisas a se fazer, é necessário ter o controle de todos aqueles que participaram do evento, destacando as figuras importantes e convidados, além dos palestrantes e outros que fizerem parte das atrações.
Essas pessoas precisam ser contatadas dentro de uma semana após o evento e é de praxe que se envie um pequeno brinde aos convidados a fim de formalizar o ato.
Também há de se confirmar se todos foram devidamente pagos, se há serviços que não foram feitos corretamente, como atuou cada fornecedor, entre outros detalhes referentes a pagamentos e referências.
Por fim, o local deve ser deixado como estava a princípio e todos os equipamentos devem voltar à sua origem sem danos (detalhe que precisa ser certificado um a um). Em caso de problemas ocorridos no evento, há de se tomar providências.
Com essas 4 informações você já sabe que não é recomendável encarregar o RH pelo desenvolvimento de um evento corporativo, então agora o próximo passo é conferir o que se deve levar em conta ao contratar uma empresa de eventos. Fique de olho!