Uma das primeiras providências a ser tomada ao se planejar um evento é encontrar o melhor espaço possível para a realização do mesmo.
Um evento corporativo deve agradar os participantes de várias maneiras, criar oportunidades de negócio e divulgar positivamente um projeto ou empresa.
Por isso que a escolha do local mais adequado é tão importante, esse é um detalhe fundamental para que esses objetivos sejam atingidos. Para ajudar você nessa tarefa, separamos algumas dicas e orientações, fique de olho.
Quantidade de participantes
O local ideal para um evento corporativo é aquele onde as pessoas possam circular com conforto, sem ficar se esbarrando a todo momento e que também não tenha espaço sobrando para a quantidade de convidados presentes. Para que você seja assertivo nessa escolha é preciso saber com antecedência a quantidade de participantes confirmados, assim você vai saber se o local vai comportar bem todos eles.
Segurança
Esse é um item de extrema importância na hora de definir o local do seu evento. É preciso garantir que, caso haja algum imprevisto, os seus convidados consigam evacuar a área com segurança, sem atropelos, sem maiores riscos. Além disso, é preciso que haja controle de entrada, extintores de incêndio facilmente identificados e estrutura médica para qualquer eventualidade. Se o local que você está orçando não tem essa estrutura básica de segurança, repense.
Acústica
Nenhum evento acontece sem som. É preciso que o som seja alto e claro quando um palestrante fala, pois ele precisa ser ouvido até mesmo pelos presentes nas últimas fileiras de cadeiras. Além disso, se for um evento com música, ela precisa preencher o ambiente sem sobrecarregar os ouvidos dos convidados com ruídos desconfortáveis. Confira se o local que você está orçando tem uma boa acústica para o tipo de evento que você está organizando ou seus convidados podem ficar decepcionados.
Infraestrutura de apoio
Alguns eventos corporativos como feiras e congressos demandam estruturas de apoio como área de alimentação, espaço adequado para coffee break, salas de reunião, internet sem fio, pontos de carregamento de celular e tablets, entre outros. Certifique-se de que o local tem como atender a toda essa demanda.
Acessibilidade
Quando falamos em acessibilidade não estamos focando somente o acesso de pessoas com necessidades especiais, mas é preciso também que o local do evento seja de fácil acesso para todos os participantes. Se for uma área afastada de centros urbanos será preciso providenciar meios para que os convidados cheguem ao local como um ônibus fretado ou transfers alugados. Rampas para cadeiras de rodas, banheiros específicos para esse público também devem fazer parte do checklist.
Datas comemorativas ou outros eventos
Antes de fechar o local para o seu evento, verifique se nessa mesma data existe algum outro evento ocorrendo que possa tumultuar o seu. Não há nada pior do que reservar uma sala de hotel para um workshop ou atividade que precise de silêncio e dar de cara com uma barulhenta convenção de vendas acontecendo na sala ao lado.
Flexibilidade de organização
Observe se o local permite que você repense a organização dos móveis, mesas e bancadas. Atualmente é importante fugir da mesmice e investir em uma organização que permita uma maior interação entre os participantes. Existem casos em que o formato do evento contempla atividades diferenciadas como reuniões em grupos ou expectadores em meia lua, por isso é bom garantir que o local facilite essa movimentação, se for necessário.
Seguindo essas dicas, acreditamos que a escolha do espaço adequado para o seu próximo evento seja uma função bem mais tranquila. Caso você precise de ajuda ou de mais alguma dica, fala com a gente!