Imprevistos. Eis uma palavra que assombra qualquer pessoa, especialmente quem trabalha com produção de eventos.
Porém é preciso ter em mente que eles sempre vão acontecer, por mais organizados e preparados que você e seu staff estejam.
São vários os motivos (ou imprevistos) que levam um evento a ser cancelado. A causa pode ser um problema de ordem legal, como atrasos ou embargos no alvará de funcionamento, um acidente nas vias de acesso ao local ou alguma falha inesperada de infraestrutura.
Quando isso acontece, é hora de se acalmar e preparar ações para conter as consequências, especialmente quando se trata de um evento pago. As dicas de hoje podem te ajudar a transformar uma situação infeliz em uma oportunidade para mostrar que você oferece um ótimo serviço para o seu cliente.
1- AVISE TODOS OS ENVOLVIDOS E CANCELE AS VENDAS
O primeiro passo quando um evento é cancelado é informar rapidamente os patrocinadores, fornecedores e participantes explicando o ocorrido e afirmando que todas as providências necessárias para resolver a questão estão sendo tomadas. O ideal é que essa comunicação seja feita com no mínimo 24 horas de antecedência, se possível.
Aqui o importante é fazer essa comunicação de maneira eficiente, portanto não mande apenas um e-mail, organize uma força tarefa para que todos sejam informados por telefone ou ainda pessoalmente do cancelamento. O site do evento e da empresa e outros locais como redes sociais também são bons canais para fazer o anúncio de cancelamento.
Suspenda imediatamente as vendas ou inscrições e comunique de forma clara como será o funcionamento do reembolso. É importante que a devolução do valor pago seja feita de forma integral e que o processo comece rapidamente.
2- ADIAR OU CONFIRMAR O EVENTO CANCELADO?
Repense o evento, verifique se é possível que ele aconteça em outro lugar ou em outra ocasião. Se a atração principal cancelou, ele tem outra data disponível? Analise as possibilidades e tente remanejar os seus recursos.
Se existe a opção de mudar de local ou data, uma ideia interessante é oferecer aos participantes a transferência do ingresso, mas não deixe de oferecer a restituição, pois a nova data e local podem não agradar a todos.
3- FIQUE DE OLHO NAS MEDIDAS LEGAIS NECESSÁRIAS
Se o seu evento foi cancelado por indisponibilidade de um artista, convidado ou palestrante, ele deve ressarcir os danos, essa é uma das cláusulas que deve constar em contrato. Se o problema for relativo ao alvará de funcionamento, você deve procurar a solução o mais rápido possível. Você vai precisar de uma boa dose de paciência e criatividade para reestruturar o seu evento, não se desespere.
4- RECOMPENSE OS PARTICIPANTES
Tenha em mente que as pessoas se programaram para participar do seu evento e que vivemos numa época onde o tempo é um dos bens mais preciosos para qualquer pessoa. Para minimizar esse incômodo e evitar que o público fique com uma lembrança ruim da sua marca ou da marca do seu cliente, ofereça algumas recompensas. Você pode oferecer descontos nos produtos e serviços ligados ao evento, pode também oferecer materiais gratuitos com conteúdos que seriam abordados na data em questão. Converse com o palestrante e elabore materiais que possam ser disponibilizados virtual ou fisicamente aos inscritos. Uma boa alternativa é transferir o evento para o ambiente digital. Organize uma conferência pela web com transmissão ao vivo ou gravada para compensar o cancelamento do evento presencial.
Esse tipo de ação vai mostrar ao seu público que você está comprometido com ele. E não deixe que uma experiência ruim acabe com a sua vontade de encarar novas situações, pois é errando que se aprende.