Existem muitos tipos de eventos que exigem que os seus participantes fiquem hospedados no local onde o mesmo é realizado. Os chamados eventos de imersão podem ser promovidos a fim de treinar um grupo de pessoas e podem durar alguns dias ou semanas.
Já que é um momento de longa duração, é preciso estar ainda mais atento a sua organização, a fim de contar com um roteiro para todos os dias e com comes e bebes suficientes.
Há inclusive, cursos voltados à organização de eventos que são do tipo emersão, reunindo profissionais que desejam se especializar na realização dos mais variados tipos de eventos.
4 DICAS PARA ORGANIZAR UM EVENTO DE IMERSÃO
1. Atenção ao cronograma
Já que se trata de um evento longo é de extrema necessidade que conte com um roteiro interessante e bem atrativo aos participantes. Além disso, esses eventos costumam ter um valor que é cobrado dos interessados em integrá-lo, por isso, não deve deixar nada a desejar.
É preciso pensar em atividades que preencham todo o dia, ligadas ao motivo do evento. Porém, é possível criar momentos de diversão e relaxamento, mesmo que fuja um pouco do tema em si.
Se a imersão tem como objetivo treinar os seus participantes para obter sucesso em suas careiras no setor de vendas, por exemplo, é possível que algumas horas sejam destinadas ao lazer, ainda mais se o local que o evento for realizado possui espaço para essas atividades.
Nesse sentido, vale escolher um lugar para realizar o evento que permita aos participantes terem um momento no qual possam relaxar. Além disso, é indicado realizar atividades divertidas entre as pessoas, para integrá-las, podendo ser a encenação de uma peça de teatro, uma gincana ou mesmo uma festa à fantasia.
Essas atividades, inclusive, podem ser voltadas ao treinamento propriamente dito, como forma de ajudar os participantes a se conhecerem melhor, o que também vai ajudar a tornar o curso mais agradável.
Se o treinamento prevê aulas teóricas, palestras e outros momentos de concentração, nada mais justo do que proporcionar também momentos ao ar livre para estimular a aprendizagem.
2. Atenção às quantidades
Além de palestras com oradores competentes, material de estudos atraente e conforto nas instalações, não se pode esquecer que estômago vazio prejudica o aprendizado e, por isso, os participantes devem se manter bem alimentos ao longo do evento.
O local onde vai acontecer o evento deve contar com estrutura para que as pessoas possam tomar café da manhã, almoçar e jantar com qualidade e de forma cômoda. Os alimentos e bebidas devem ser bem preparados e deve haver opções para todos os gostos.
Nessa hora, não se pode esquecer-se dos participantes vegetarianos, dos que possuem intolerância à lactose ou ao glúten ou que tenham outras restrições. Para tanto, é possível que no momento da inscrição exista um canal de comunicação no qual a organização do evento possa saber quais devem ser as peculiaridades do cardápio.
Não se pode esquecer ainda que as pessoas valorizam muito o quesito alimentação quando participam de um evento e se a ideia é promover um momento de sucesso esse aspecto não pode ficar de lado. E mais: entre as principais refeições, é importante que haja a possibilidade de fazer lanches.
Conforme o tipo de pacote oferecido as participantes podem haver lanches de manhã e à tarde ou o local pode contar com uma lancheria ou restaurante onde as pessoas possam alimentar-se quando tiverem vontade. Quanto às bebidas, é importante oferecer sucos naturais e dispor de água sempre que os participantes quiserem bebê-la.
Ainda sobre quantidade, não pode ficar de fora das prioridades todo o material que será usado pelas pessoas ao longo do curso, seja material didático ou outros que venham a ser necessários ao longo dos dias.
O mesmo serve para os itens referentes à hospedagem, como lençóis, travesseiros, cobertas, toalhas, etc. É importante que os participantes sejam informados anteriormente sobre o que devem levar e o que o local vai oferecer.
3. Atenção ao local
Devido às necessidades gastronômicas, os hotéis são lugares muito propícios para organizar um evento de imersão, já que metade do trabalho ficará por conta do próprio local. Existem muitos hotéis, hoje em dia, que buscam justamente esse público, os que promovem eventos de longa duração.
Dessa forma, se especializam em atender os participantes, com todas as necessidades que podem ter. Esses hotéis contam ainda com auditório para realizar palestras e cursos, equipados com Datashow e outros acessórios.
Ainda melhor são os estabelecimentos que possuem espaço amplo ao ar livre para as atividades de lazer. Se a ideia é proporcionar um evento realmente inesquecível de emersão aos seus participantes é possível ainda optar por um hotel com piscina, quadras de esportes e outros atrativos.
Porém, para que as pessoas não deixem de participar do curso, as aulas e palestras devem ser ainda mais atraentes. Além disso, ao criar momentos próprios ao descanso, evita-se que as pessoas deixem de fazer a imersão.
4. Atenção aos diferenciais
Em geral, os eventos de imersão possuem vários diferenciais, o que pode justificar o preço alto que podem receber. No entanto, quem busca esse tipo de treinamento pode estar realmente inclinado a investir, desde que se certifique de que será um investimento que vai valer a pena.
Para tanto, uma dica é realizar a imersão em um local exótico, podendo ser em outro país ou mesmo uma região de grande beleza natural. Conforme o objetivo do evento é possível ainda convidar pessoas de diferentes nacionalidades, para que se reúna um público heterogêneo que possa trocar ideias e experiências.
Outra dica para organizar um evento de imersão com muitos diferenciais é promover momentos realmente diferentes para não cair na monotonia. Em um dos dias, é possível contar com a presença de uma celebridade ou de alguém com renome na sua área.
Pode haver ainda um show exclusivo aos participantes. Para saber o que mais combina, é importante avaliar o perfil do público presente e quais são os seus gostos pessoais.