Se você é o responsável pela organização de um evento, talvez esteja passando algumas noites em claro, preocupado com o resultado final dessa responsabilidade que tem em mãos.
A verdade é que existem algumas coisas que são primordiais e, portanto, não poderão faltar. Mas o principal é algo bem simples: Saber se organizar.
Está preocupado com o próximo evento que está aos seus cuidados? Confira algumas dicas que vão te ajudar a ficar mais tranquilo quanto a organização de eventos!
ANOTE TUDO O QUE LHE É SOLICITADO
Mesmo que você seja dono de uma ótima memória, não deixe de lado a ideia de anotar. Isso pode ser de grande ajuda durante a organização do evento.
Crie um documento de Word ou uma planilha de Excel e anote tudo aquilo que lhe foi solicitado para o evento. Essas anotações podem mais tarde servir como um check-list, para conferir se está tudo conforme o cliente pediu!
TIRE TODAS AS SUAS DÚVIDAS
Nem sempre tudo que o cliente deseja vai ficar claro num primeiro encontro. Então, depois de seguir o primeiro passo e anotar alguns dados verifique aquilo que ficou “solto” ou que você realmente não entendeu.
Procure tirar todas as suas dúvidas durante o processo de organização do evento, às vezes o solicitante quis dizer uma coisa e você entendeu outra.
Então, não tenha medo de se comunicar, seja por telefone, Skype, WhatsApp ou até mesmo marcando novas reuniões pessoalmente.
CRIE UM CRONOGRAMA
Ir fazendo as coisas em uma ordem aleatória pode deixar qualquer um passar algumas noites em claro, preocupado se não está se esquecendo de algo.
Sendo assim, procure criar um cronograma e determine quais serão as tarefas iniciais e quais serão aquelas que fecharão a organização do evento.
Dentro desse cronograma determine prazos e até mesmo quem está responsável por cada tarefa.
DELEGUE TAREFAS, TRABALHE EM EQUIPE
Por mais perfeccionista que você seja, lembre-se que organizar um evento sozinho pode ser bastante complicado dependendo do prazo que você tem em mãos.
Então não tenha medo de delegar tarefas e trabalhar em equipe. Determine quem ficará responsável por contatar fornecedores, quem vai cuidar do conteúdo do evento, da decoração, e por aí vai.
O principal é que você não se sobrecarregue e tome todas as tarefas para si.
MANTENHA O FOCO NO RESULTADO FINAL
Desde o princípio é preciso que tanto você quanto sua equipe tenham bem claros quais são os objetivos finais do evento.
Pense que essa é uma tarefa que necessita de uma meta. Se eu não sei onde quero chegar, como posso organizar um evento?
Por isso é importante reforçar essa ideia desde a primeira reunião com o cliente. Está com dúvidas? Pergunte!
Assim que você souber o que é esperado, você saberá exatamente por onde começar – e prosseguir!
A PESQUISA É SUA GRANDE ALIADA
Produzir um bom evento não significa que você precisará aceitar sempre os preços mais altos e fechar negócio com o primeiro fornecedor que lhe agrade.
Tenha em mente que a pesquisa é sua aliada, então comece com antecedência e tenha um rol de opções em mãos.
Solicite portfólios, marque uma visita ao local, experimente os petiscos… pesquise sem medo e você conseguirá unir bom preço com qualidade!
Como você pode ver é tudo uma questão de saber se organizar e fazer tudo de acordo com um cronograma.
Quanto mais especificadas estiverem as tarefas a serem realizadas para que o evento venha a acontecer, mais fácil torna-se sua organização. O que em outras palavras significa dizer que não há motivos para se preocupar!