Preparar um evento corporativo como sabemos, é de grande responsabilidade, todos os detalhes devem sempre ser acompanhados de perto para que tudo dê certo. Às vezes pela falta de prática, cálculos não tão bem analisados, associados à correria, desespero e outros fatores do dia-a-dia acarretam erros que muitas vezes são comuns para profissionais organizadores de eventos.
Separamos então algumas recomendações que devem ser lembrados na hora da organização de eventos:
1. PLANEJAMENTO SEMPRE!
Como já sabemos, planejamento é essencial, não tem como não pensar nele. Mas o que isto quer dizer? Quer dizer que quando planejamos, trabalhamos por etapas, e por mais que as solicitações e necessidades apareçam exigindo pressa na organização, não devemos pular as etapas jamais.
2. BUSCAR ATUALIZAÇÃO DE MERCADO
Claro que este item não se resume a Organização de um evento em específico, mas devemos sempre não se esquecer de tirar um tempo para nos atualizarmos com os serviços e produtos em nossa área. O mercado de eventos é extremamente dinâmico, o tempo todo está com novidades e alterações, por isto a importância de lembrar-se de estar se atualizando pela internet, livros ou eventos do setor.
3. NÃO SE ESQUEÇA DO PERFIL DO PÚBLICO
Parece um pouco óbvio este item, mas é mais esquecido do que imaginam. Às vezes também pela correria, acabamos escolhendo serviços e produtos que estamos acostumados ou nos agradam, sem lembrar que o objetivo principal é que o evento impacte os participantes e não a organização, ou seja, devemos nos atentar a buscar compreender os gostos dos que vão estar no evento. Um exemplo comum é estilo de música que irá tocar ou itens de Buffet.
Dica: Alinhe sempre que possível isto com seu cliente ou gestor da sua empresa que conheça bem o perfil de seus colaboradores, busque compreender a faixa etária, gênero, cargos e outras características que sejam pertinentes ao perfil do evento.
4. TESTAR EQUIPAMENTOS E SERVIÇO
O evento começa, e sem mais nem menos o microfone na mão do Diretor pronto para discursar não funciona. Podemos citar este e muitos outros casos de problemas que acontecem pela falta de um teste prévio. Claro que quando trabalhamos com fornecedores que prezam pela qualidade e comprometimento, estes detalhes já são esperados do profissionalismo contratado, mas mesmo assim, nem sempre temos um Mestre de Cerimônias ou Staffs responsáveis por área para checar o funcionamento de tudo, por isto é importante por mais que esteja corrido, testarmos com antecedência pelo menos os itens básicos a serem utilizados no evento.
5. DETALHAR SERVIÇOS COM OS FORNECEDORES E CLIENTES
Muitas vezes na pressa, acabamos tendo informações inconsistentes do que foi combinado e o que está sendo entregue. Isto muitas vezes acontece por uma falta de detalhamento ou uma falha de comunicação. Quanto melhor detalhado o briefing da ação, menos surpresa você terá no dia do evento. Não se esqueça de descrever sempre também os horários de serviços, afinal, imprevistos como multas e horas extras desnecessárias acontecem e devem ser consideradas, mas sempre se possível tudo deve estar calculado e previsto.
6. ELABORAR CONTRATOS
Reuniões sem atas, telefonemas, e-mails mal explicados, inúmeras são as formas de comunicação que temos com clientes ou fornecedores, onde muitas vezes estabelecemos o serviço ou produto e não fica claro se as solicitações seguem a mesma ideia do que está sendo vendido. Para resolver estes problemas, além do detalhamento como citado anteriormente, devemos elaborar contratos, onde estejam especificados horários, serviços, produtos, responsabilidades, e se possível até situações de imprevistos.
A Lista de passos importantes são extremamente variáveis e muitas vezes característicos dos eventos que organizamos, mas algumas coisas servem para todas as situações. Agora você já tem ideia de algumas recomendações para não se esquecer na hora de Organizar um evento. Tenha um ótimo evento!