Conferências são eventos que sempre exigem muito dos seus organizadores, pois costumam reunir diversas palestras em um único período de tempo.
Por isso mesmo, além de pensar em todos os requisitos gerais para um evento de sucesso é necessário estar atento ao que tornam as conferências notícia nos veículos de comunicação.
Para ajudar nessa hora, se ligue em quais são as 4 dicas para organizar uma conferência de sucesso:
1. ABORDAGEM AMPLA E RELEVANTE
Se você apenas organiza eventos é bem possível que a empresa ou pessoa que contratá-lo para organizar uma conferência lhe indique qual o tema da conferência, já que esse tipo de evento costuma estar ligado a uma agenda mais ampla de entidades, órgãos e demais instituições.
No entanto, isso não significa que você não deve estar por dentro do tema e até mesmo direcionar a abordagem. É preciso compreender que as conferências são eventos amplos, com muitas palestras, e tem o objetivo de reunir interessados no tema de diversas partes do país e mesmo do mundo.
Isso não significa que não possam ser realizadas conferências menores, mas o seu objetivo é sempre promover um debate com o máximo de respaldo possível. Assim, a abordagem deve ser relevante a todo o público alvo.
Se a ideia, por exemplo, é reunir participantes dos países que integram o Mercosul e o tema é meio ambiente, não podem ser abordados apenas os problemas ambientais do Brasil, mas sim, dos demais países também.
Para realizar uma conferência é necessário ainda um alto investimento e se grande parte do orçamento depende do número de inscritos, é preciso que seja bem divulgado. Além do marketing que você promover, é possível incentivar os veículos de comunicação a se tornarem apoiadores, o que vai acontecer apenas se o tema for relevante. Ou seja, tudo caminha para a mesma direção.
2. ESTRUTURA EQUILIBRADA E ATRATIVA
Outra dica para organizar uma conferência de sucesso é estar atento a todos os detalhes para que a próxima edição esteja garantida. Mas isso só vai acontecer se o seu público alvo apreciar o evento e estiver empolgado para o próximo. Assim, é importante criar uma estrutura equilibrada ao longo dos dias do evento.
Por mais que a ideia seja reuniu o maior número possível de palestrantes, é preciso considerar que as pessoas não aguentam muitas horas a fio sentadas assistindo a alguém falar, por mais interessadas que estejam na palestra e por mais qualificado que seja o ministrante.
Por isso, os intervalos são essenciais, inclusive, com um pequeno coquetel no meio da manhã e da tarde, se o evento for durante todo o dia.
Lembre-se que de estômago cheio as pessoas são mais fáceis de agradar. Como os temas abordados em conferências costumam ser muito sérios, outra dica é que entre uma palestra e outra ou mesmo na abertura dos trabalhos tenha uma apresentação artística para amenizar os ânimos e oferecer um pouco de alegria aos praticantes.
3. CONVIDADOS DE RENOME E INFLUENTES
Outro pré-requisito para uma conferência de sucesso é que os palestrantes possuam renome dentro da sua área de conhecimento.
É bem possível que na hora de escolher os convidados surgiram os nomes com maior destaque, mas nem sempre existe orçamento para reuni-los, porém, ao menos uma precisa ser bastante influente no seu campo de estudos.
4. PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS QUALIFICADOS
Já que as conferências são eventos grandes, que duram mais de um dia, atraem pessoas de várias partes e são convidados palestrantes de fora em muitos casos.
A equipe que está sob o seu comando deve ser altamente qualificada, de elite, preferencialmente com experiência, ainda mais se essa for a primeira conferência de muitas outras que se desejam promover.
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