Os eventos corporativos podem receber diferentes nomes e formatos, tudo depende do objetivo do encontro e de como ele é organizado.
Os congressos, por exemplo, são eventos onde são apresentados assuntos de interesse de um grupo específico como associações, algumas categorias de profissionais ou grupos acadêmicos.
O objetivo de um congresso empresarial é apresentar e debater temas de interesse desse público específico e, geralmente, é formado por palestras, mesas redondas, debates ou feiras com produtos e serviços voltados para esse público único.
COMO ORGANIZAR UM CONGRESSO EMPRESARIAL?
O primeiro passo para organizar um congresso de sucesso é fazer um planejamento bem feito e que foque em quatro pontos principais: uma comissão organizadora super eficiente, um briefing o mais completo possível, patrocinadores que estejam de acordo com o negócio do evento e os melhores fornecedores disponíveis.
Eleger uma comissão de trabalho eficiente e confiável é importante porque um evento não acontece somente com os esforços do produtor e, dependendo do tema abordado no evento, é interessante ter profissionais da área fazendo parte desse grupo de trabalho. Essas são as pessoas que vão garantir que as preferências da classe participante sejam consideradas dentro do que for possível.
O briefing é o conjunto de informações que vai servir de base para o planejamento do evento e ele deve conter o histórico do cliente, os objetivos do evento, o público-alvo e todos os detalhes necessários para agradar os participantes. É a partir do briefing que serão gerados os check-lists e os cronogramas para a fase de execução do congresso. Ele deve ser elaborado com o máximo de informação e cuidado.
Um congresso demanda uma verba considerável para que todas as ações sejam colocadas em prática, por isso é tão importante levantar recursos buscando patrocinadores. O importante nesse item é fechar parcerias com empresas que tenham a ver com o tema ou a área de atuação dos participantes para que o público se identifique com eles.
Por fim, os fornecedores devem ser exemplares para garantir o sucesso do congresso. Desde o material gráfico, os equipamentos eletrônicos, o buffet, a decoração, até os palestrantes, devem ser os melhores em suas áreas.
Durante o evento, é função da comissão organizadora garantir para que tudo saia dentro do planejado. A equipe deve permanecer atenta ao andamento de cada palestra, mesa redonda ou debate. E o produtor é responsável por gerenciar o todo delegando as tarefas para a equipe.
COMO DIVULGAR UM CONGRESSO CORRETAMENTE?
De nada adianta caprichar na organização se ninguém souber quando e onde seu evento vai acontecer. O objetivo aqui é lotar o local do evento e garantir que o cliente fique completamente satisfeito.
Em todos os materiais de divulgação trabalhe com informações completas, deixando a programação em destaque com os palestrantes e os horários de fácil acesso. Além de imprimir o programa do evento para distribuição local, invista em plataformas online como um hotsite com acesso para inscrição.
Como os congressos são geralmente focados em um grupo particular de participantes, a divulgação também acaba sendo mais certeira. O melhor caminho é trabalhar com um mailing fornecido pelo cliente ou adquirido e comunicar-se com ele por e-mail ou pelas redes sociais. No caso de um público alvo mais seleto e profissional, divulgar o evento em grupos dentro do LinkedIn é uma ótima opção.
Mesmo que o congresso seja privado, a presença da imprensa é sempre interessante, portanto, não os deixe de fora. Uma cobertura midiática vai garantir visibilidade e credibilidade para o evento e contribuir para o sucesso do mesmo.