Eventos corporativos exigem muito planejamento, isso é fato. E independe da forma ou do objetivo. Pode ser uma festa somente para o público interno, pode ser um congresso, uma feira, ou qualquer outro encontro que tenha como objetivo gerar relacionamento e exposição da marca da empresa. O planejamento é essencial, pois qualquer deslize pode criar uma imagem negativa da empresa.
Depois que tudo acaba, é fundamental colher a opinião dos participantes usando uma pesquisa de avaliação do evento para entender o que eles acharam, quais foram os pontos positivos e identificar os pontos de melhoria para uma próxima ocasião.
A equipe que faz parte da produção e organização de um evento nunca vai ter a mesma visão dos participantes e convidados. Portanto somente essa pesquisa vai conseguir mostrar se o palestrante atendeu às expectativas, se a localização estava boa e se existe a intenção de participar de um novo evento desse tipo no futuro.
COMO FAZER UM QUESTIONÁRIO EFICIENTE
1. Nota geral
Logo de cara peça que o convidado atribua uma nota geral para o evento. Isso é interessante, pois assim o entrevistado estará considerando o evento como um todo antes de refletir cuidadosamente sobre cada item envolvido. Dessa maneira você terá condições de obter uma impressão geral do evento, positiva, negativa ou indiferente. Use uma escala numérica de 1 a 5 para facilitar a análise. Se o entrevistado der nota 3 isso significa que ele considerou o evento neutro. Se ele atribuir uma nota inferior, o impacto foi negativo e se for superior, o impacto foi positivo.
2. Notas específicas
Defina os principais elementos do evento (coffee break, palestrante, local, etc) e peça que os entrevistados avaliem cada um individualmente. Use a mesma escala de avaliação para todos eles para facilitar a tabulação e análise dos resultados. Você pode usar a escala numérica sugerida anteriormente ou conceitos como ótimo, bom, regular e ruim.
3. Insira questões abertas
É importante incluir no seu questionário algumas questões abertas para que o público possa expressar sua opinião livremente. Um exemplo é colocar uma questão pedindo sugestões, críticas ou, se for o caso, que o convidado possa registrar uma reclamação. Muitas informações interessantes chegarão até você por esse caminho.
4. Você indica?
Uma outra forma de medir a satisfação dos convidados com o evento é perguntar se eles indicam o evento em si ou a empresa organizadora para outras pessoas. Essa pergunta também ajuda a saber se eles voltariam a participar de uma nova edição no futuro. Inclua essas duas questões ao final do questionário.
5. Onde aplicar a pesquisa
Evite entregar o questionário durante, ou pior, no final do evento. Muita gente não tem tempo para responder ou está com outras coisas em mente e não vai dar a atenção devida à essa avaliação. O ideal é enviar o questionário por e-mail junto com uma mensagem de agradecimento pela participação. Se o evento foi formal, a mensagem deve seguir o mesmo tom. Se foi informal, o texto pode ser mais leve e bem humorado.
A ANÁLISE DOS RESULTADOS
Prepare-se para receber feedbacks negativos sobre o seu evento, afinal ninguém consegue agradar a todos. Porém, não fique abatido ou decepcionado com uma avaliação negativa, pois elas são importantes para que você possa melhorar continuamente.
Separe os itens que obtiveram maior quantidade de respostas negativas e dê uma atenção especial a eles. Pode ser que você tenha que mudar o formato ou até mesmo retirar esse item do evento.
Além disso, é fundamental preparar um relatório com todos os resultados obtidos e apontar os pontos de melhoria para que eles sejam considerados na hora de planejar o próximo evento.