O ramo da organização de eventos está passando por um período de profissionalização e, por isso, muitos empreendedores têm apostado nesse setor.
Diferente de antigamente, em que para qualquer evento se elegia alguém da equipe para dar conta do recado, hoje em dia prioriza-se a contratação de profissionais experientes.
Empresas de organização de eventos e mesmo promotores individuais de eventos possuem terreno nesse campo que a cada dia torna-se mais amplo.
Claro que existem ainda as empresas que optam por ter uma equipe interna que se responsabilize pela organização de eventos, inclusive, quando eles são relativamente frequentes e nem sempre possuem uma dimensão muito grande.
Nesse sentido, mesmo funcionários de uma empresa que estão acostumados com a organização de eventos podem se qualificar ao aprender mais sobre essa área.
São geralmente os profissionais que atuam na área de Relações Públicas, Marketing ou Departamento Pessoal que abraçam a missão. Eles têm como vantagem a experiência já adquirida, inclusive, uma parte muito importante da aprendizagem.
É bem possível que tenham aprendido muito também ao errar. No entanto, nunca é tarde demais para se profissionalizar e quem sabe usar essa experiência para montar o próprio negócio.
E mais: atualmente, o que tem impulsionado esse novo mercado é oferecer a organização de eventos cada vez mais especializados.
DICAS PARA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS EFICAZ
Organizar um evento pode parecer relativamente fácil. Mas na realidade para que tudo ocorra como previsto é necessário pensar em muitas coisas, inclusive, em vários detalhes, que nem sempre são lembrados, ainda mais quando apenas uma pessoa fica responsável por todo o trabalho.
Por isso, mesmo quem organiza eventos de maneia informal dentro de uma empresa ou instituição não precisa carregar a responsabilidade sozinha nas costas.
Recomenda-se sempre organizar uma equipe, nem que seja pequena, para dividir tarefas e trocar ideias. Isso é importante porque algo que pode ser óbvio para uma pessoa nem sempre é percebida da mesma forma pelos demais.
O segundo passo é fazer uma reunião com quem integra a equipe e, se os seus membros estão se voluntariando para ajudar na organização do evento, o ideal é que cada um possa escolher o que fazer, conforme as suas afinidades.
Estipular prazos para dar posições sobre o evento e mesmo fazer escolhas e definir características do evento também é essencial para que nada saia do controle. Mesmo que o grupo tenha sintonia e seja responsável, indica-se que uma pessoa fique como coordenadora para centralizar as informações.
COMO FAZER UM EVENTO SER UM SUCESSO
Por mais óbvio que pareça, é fundamental lembrar que todas as pessoas que estão se empenhando na organização de um evento saibam exatamente do que se trata. Ou seja, qual o tipo de evento que será realizado: é uma confraternização de final de ano?
O aniversário do chefe?
Uma festa de Carnaval?
Um show, uma homenagem, um simpósio com palestrantes?
O segundo passo é definir dia, horário e local do evento. Caso isso deva ser escolhido ainda é importante que se faça o quanto antes. Assim, já é possível começar a divulgação, sendo que a sua antecedência depende do seu tamanho.
Um evento em uma empresa pode ser divulgado algumas semanas antes, mas se for um evento maior, exige que a divulgação comece alguns meses antes.
Além disso, se o evento não é em uma empresa ou instituição, mas sim, que englobe um bairro, uma cidade ou mesmo um estado, é essencial que exista material de divulgação de qualidade acompanhado de uma estratégia de marketing.
Nesse meio tempo é preciso conversar com os demais envolvidos, como fornecedores, palestrantes e demais convidados, quando for o caso. Eventos grandes podem ainda buscar patrocínio, sendo uma dica iniciar pelos fornecedores, que podem se tornar apoiadores.
Órgãos públicos, como prefeitura e outros, além de grandes empresas também são opções de patrocinadores.