Produção de eventos é o tipo de trabalho que só os fortes de coração conseguem dar conta.
A pressão é grande, os detalhes são inúmeros e a possibilidade de ter que lidar com imprevistos faz parte do dia a dia de quem trabalha para garantir a diversão dos outros.
Foi pensando nas adversidades mais comuns que um produtor de eventos pode encontrar que preparamos a lista de hoje. Conheça os problemas que todo produtor vai enfrentar um dia e como driblar cada um deles.
1- EQUIPE DESPREPARADA
Na área de eventos é fundamental contar com um time que saiba o que está fazendo, mas nem sempre isso acontece. É comum dar de cara com auxiliares desanimados ou que não possuem o conhecimento necessário para fazer o evento fluir.
Para resolver esse problema é preciso alinhar com antecedência o que você espera das pessoas com quem irá trabalhar, seja sincero, objetivo e deixe o caminho aberto para ouvir sugestões dos seus colegas.
2- ESPAÇO INADEQUADO
Tudo pronto para começar, mas o lugar tem falhas na segurança, quantidade inadequada de assentos, infraestrutura deficiente. E agora? Antes de se desesperar verifique como adequar o local para as suas necessidades e minimizar aqueles detalhes que não podem ser alterados. Para não cair nessa roubada, é imprescindível visitar o local antes de fechar o contrato.
3- ALTERAÇÕES CLIMÁTICAS
O seu evento tem como tema o verão e justo naquele dia o céu está cinza e cheio de nuvens. Ou pior, uma chuva torrencial resolve desabar e faz com que os seus convidados prefiram ir embora ou nem mesmo nem sair de casa.
É complicado lidar com esse tipo de imprevisto, mas a dica é acompanhar a previsão do tempo e antes de escolher o local, verificar se existe um plano B, ou seja, uma alternativa para acomodar seus convidados no caso de uma virada inesperada no clima.
4- DEFEITOS NOS EQUIPAMENTOS AUDIOVISUAIS
Equipamentos eletrônicos são imprevisíveis. Para driblar a situação, tenha equipamentos de reserva e faça testes previamente com tudo o que for utilizado no dia do evento.
5- INGRESSOS NÃO VENDIDOS
O que faz de um evento um sucesso é que a casa esteja cheia, portanto ingressos encalhados costumam ser o pesadelo de qualquer produtor. Para evitar essa experiência negativa invista em um bom planejamento de vendas e de divulgação do seu evento oferecendo canais fáceis para os convidados adquirirem as entradas.
6- DATA CONFLITANTE
Você agendou o seu evento para o mesmo dia em que haverá um congresso internacional, uma festa municipal ou outro evento de grande porte acontecendo no mesmo local? Que dor de cabeça… Para evitar isso, antes de definir a data confira o calendário de eventos da cidade e também do local escolhido.
7- ORÇAMENTO REDUZIDO
Todo cliente quer o melhor evento que o dinheiro pode pagar. E quando o dinheiro destinado ao seu trabalho é curto, o produtor precisa ter jogo de cintura, criatividade e muita imaginação para elaborar algo com boa qualidade e que fique dentro do orçamento. Aqui a dica é pesquisar muito, pechinchar mais ainda e, se for necessário, mostrar para o cliente que vai ser necessário investir um pouco mais.
8- A ATRAÇÃO PRINCIPAL NÃO PODE COMPARECER
O palestrante chave do seu evento ficou doente, teve um imprevisto, perdeu o voo. Antes de cancelar tudo e transformar o evento em um grande desastre, procure algum profissional que esteja disponível e que possa tomar o lugar rapidamente. Existem imprevistos que realmente não temos como contornar, mas tente manter um ou outro palestrante engatilhado para o caso de algo ocorrer com aqueles que estiverem confirmados.
9- FORNECEDORES QUE PISAM NA BOLA
Fornecedores são grandes parceiros dos produtores, por isso eles devem se sentir parte da equipe para ficarem comprometidos com o seu evento e não deixar você na mão. Ficar sem os brindes ou o material impresso no grande dia não é nada bacana.
10- O CLIENTE SUMIU
O sucesso de um evento depende do envolvimento do cliente. Se ele só arruma desculpas para não participar do planejamento do evento, você precisa pontuar isso o mais rápido possível e deixar reuniões pré-agendadas para evitar que o espertinho escorregue.