Quem trabalha com eventos corporativos sabe muito bem que o trabalho não termina junto com o fim do evento. Depois do seu encerramento, os produtores e organizadores ainda têm muito o que fazer para identificar o que os participantes acharam da experiência, quais foram os pontos positivos e as oportunidades de melhoria.
Sem essa etapa de avaliação pós-evento é muito difícil encontrar eventuais lacunas e desvios e corrigir problemas para as próximas oportunidades. Além disso, mesmo que os organizadores estejam atentos a cada detalhe, é impossível ter a mesma visão de quem está participando como convidado.
Esse tipo de avaliação deve ser realizado no máximo na semana seguinte ao evento, já que as informações ainda estarão frescas na memória dos participantes, sejam eles internos ou externos. E a elaboração de um relatório ou informe final com os dados coletados sobre todos os setores do evento é essencial para saber se os objetivos foram cumpridos ou não.
QUEM DEVE SER OUVIDO?
É importante ouvir os chamados participantes internos, ou seja, os assistentes, coordenadores, palestrantes, fornecedores, equipe etc, pois eles terão condições de compartilhar suas opiniões acerca de itens como principais problemas ocorridos, como foi a solução deles, como funcionou a administração do tempo, entre outros.
E, é claro, o público participante externo, os convidados que irão dar informações valiosas sobre a qualidade das palestras, o envolvimento do palestrante, coffee break, localização, entre outros. A principal ferramenta utilizada para colher essas informações é a enquete ou o questionário de pesquisa.
Esse questionário deve ser, preferencialmente, anônimo, a não ser que você precise coletar os dados dos participantes para alguma ação. E evite solicitar que a pesquisa de opinião seja respondida durante ou logo ao final do evento. Muitos participantes não dispõem de tempo e vão preferir não responder.
COMO SABER SE O SEU EVENTO FOI UM SUCESSO?
O primeiro item a ser observado é a adesão ao evento. Faça uma estimativa de público ou tenha em mãos uma lista dos convidados para controlar a quantidade de pessoas presentes. Se a quantidade de pessoas presentes for muito inferior ao número de pessoas convidadas, isso vai configurar uma baixa adesão ao seu evento. É importante analisar as possíveis causas. A data não foi apropriada? Ou faltou divulgação?
O balanço dos gastos também é um bom indicador de sucesso. Faça uma comparação entre o dinheiro investido na organização e o dinheiro obtido com a sua realização. Assim é possível saber se você saiu no lucro ou no prejuízo com o seu evento. Para isso é importante fazer uma planilha detalhada com todos os gastos em cada evento.
Trabalhe sempre com um checklist que contemple todos os pontos de atenção e tudo o que deve ser preparado antes e durante o evento. Essa lista ajuda a lembrar todos os elementos importantes da organização e é fundamental para que no pós-evento você consiga avaliar se saiu tudo dentro do esperado.
O juiz mais rigoroso com relação à qualidade de um evento é o público, ainda mais se esse público estiver investindo qualquer valor para participar. Por esse motivo é muito importante avaliar a satisfação dos participantes. Um público satisfeito vai participar de eventos futuros, vai divulgar positivamente a sua marca e vai se tornar consumidor dos seus produtos.
Então se o público participante fala bem do evento nas redes sociais, recomenda para amigos e participa de outros eventos, esse é um dos grandes indicadores de sucesso. Fique de olho no boca a boca e nas conversas das redes sociais para ter acesso a esse feedback. Crie hashtags dentro das estratégias de divulgação do evento, pois quanto mais gente utilizando as suas hashtags no mundo virtual, maior é o fluxo de interessados nos canais de comunicação.